Polecenie wyjazdu służbowego to dokument, w którym pracodawca wskazuje, kto, dokąd, kiedy, w jakim celu i jakim środkiem transportu jedzie w podróż służbową. Przepisy nie narzucają jednego obowiązkowego wzoru, ale bez tych danych nie da się później poprawnie rozliczyć diet, ryczałtów ani kosztów przejazdu. Dobrze wypełnione polecenie oszczędza dyskusji przy rozliczeniu.

Dlaczego polecenie ma takie znaczenie

Podróż służbowa to wykonywanie zadania wyznaczonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy. Polecenie wyjazdu jest dowodem, że wyjazd odbył się na zlecenie pracodawcy, a nie z inicjatywy pracownika. Na jego podstawie dział kadr ustala później, jakie należności przysługują pracownikowi i w jakiej wysokości.

W praktyce polecenie tworzy pierwszą część dokumentu nazywanego potocznie delegacją. Drugą częścią jest rachunek kosztów podróży, wypełniany po powrocie. Obie strony najczęściej mieszczą się na jednym formularzu.

Obowiązkowe elementy polecenia

Niezależnie od tego, czy firma korzysta z programu kadrowego, arkusza czy wydruku, polecenie powinno zawierać:

1. Dane pracownika — imię, nazwisko i stanowisko.
2. Miejsce podróży — miejscowość, a przy wyjeździe za granicę także państwo docelowe, bo od niego zależy stawka diety zagranicznej.
3. Termin — planowaną datę wyjazdu i powrotu.
4. Cel — konkretne zadanie, np. spotkanie z klientem, szkolenie, montaż urządzenia.
5. Środek lokomocji — pociąg, samolot, samochód służbowy albo prywatny.
6. Zaliczkę — kwotę i walutę, jeżeli pracownik ją pobiera.

Do tego dochodzą numer polecenia, data wystawienia i podpis osoby upoważnionej przez pracodawcę.

Cel podróży — wpis, który najczęściej jest zbyt ogólny

Sformułowania typu „sprawy służbowe” lub „wyjazd firmowy” niewiele mówią. W razie kontroli trudno na ich podstawie wykazać, że wyjazd był związany z obowiązkami pracownika. Lepiej wpisać konkretne zadanie: „negocjacje umowy z kontrahentem X”, „szkolenie z obsługi systemu magazynowego”, „serwis linii produkcyjnej u klienta”. Dwie, trzy konkretne słowa wystarczą.

Środek transportu i prywatny samochód

Środek lokomocji wskazuje pracodawca. Jeżeli pracownik chce jechać własnym autem, potrzebna jest zgoda pracodawcy — najwygodniej zapisać ją bezpośrednio w poleceniu. W takim przypadku warto od razu dopisać numer rejestracyjny i pojemność silnika, bo od niej zależy maksymalna stawka kilometrówki: 0,89 zł za km przy silniku do 900 cm³ i 1,15 zł za km przy silniku powyżej 900 cm³.

Wybór samochodu wpływa też na inne pozycje. Pracownik jadący autem nie otrzymuje ryczałtu na dojazdy komunikacją miejscową, bo nie ponosi kosztów biletów. Dobrze, żeby dział kadr wiedział o tym już na etapie polecenia, a nie dopiero przy rozliczeniu.

Gotowy druk delegacji zawiera wszystkie wymienione pola wraz z rachunkiem kosztów podróży, więc nie trzeba projektować własnego formularza od zera.

Miejsce rozpoczęcia podróży

Domyślnie podróż zaczyna się w siedzibie pracodawcy. Jeżeli pracownik ma wyjechać prosto z domu, warto to zaznaczyć w poleceniu. Od miejsca rozpoczęcia zależy liczony czas podróży, a od czasu — wysokość diety. Doby liczy się od godziny wyjazdu, a nie od północy, więc nawet godzinna różnica może zmienić kwotę za niepełną dobę.

Co zrobić po powrocie

Polecenie zamyka się rozliczeniem. Pracownik składa rachunek kosztów podróży w ciągu 14 dni od zakończenia wyjazdu, dołączając bilety i rachunki. Kwoty diet i ryczałtów wynikają z rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej i do tej wysokości są zwolnione z PIT oraz składek ZUS. Rachunek odwołuje się do danych z polecenia: jeżeli w poleceniu wpisano pociąg, a pracownik pojechał autem bez zgody, rozliczenie kilometrówki będzie trudne do obrony.

Wystawiając polecenie, dobrze jest od razu poprosić pracownika o zapisywanie godzin wyjazdu, przyjazdu i powrotu. Te kilka wpisów w trakcie podróży sprawia, że rozliczenie po powrocie jest formalnością, a nie odtwarzaniem trasy z pamięci.